Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan? Ini Aturan Terbarunya
Ijazah asli diminta perusahaan sebagai jaminan kerja? Jangan buru-buru menyerahkannya.
Praktik perusahaan menahan ijazah karyawan pernah menjadi perdebatan dalam dunia kerja karena sebelumnya belum ada aturan ketenagakerjaan yang secara spesifik mengatur praktik tersebut.
Namun, situasinya berubah pada 2025.
Menteri Ketenagakerjaan menerbitkan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Surat edaran tersebut ditetapkan pada 20 Mei 2025 dan hingga saat ini tercatat berstatus berlaku di JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Lalu, apakah perusahaan masih boleh menahan ijazah?
Jawabannya: pada dasarnya tidak boleh sebagai jaminan untuk bekerja. Namun, terdapat kondisi khusus yang memungkinkan penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi dengan persyaratan tertentu.
Mari kita bedah secara lengkap.
Apa Itu Penahanan Ijazah Karyawan?
Penahanan ijazah adalah kondisi ketika pemberi kerja menyimpan atau menguasai ijazah asli milik pekerja/buruh sebagai bagian dari persyaratan kerja atau sebagai jaminan agar pekerja tetap bekerja selama periode tertentu.
Praktik ini biasanya muncul dalam beberapa bentuk, misalnya:
- Ijazah asli diminta saat proses recruitment;
- Ijazah disimpan HR selama masa kontrak;
- Ijazah dijadikan jaminan agar karyawan tidak resign;
- Ijazah baru dikembalikan setelah kontrak selesai;
- Karyawan harus membayar sejumlah uang apabila ingin mengambil ijazah sebelum kontrak berakhir.
Dalam praktik lama, alasan perusahaan menahan ijazah antara lain untuk menjaga employee retention, memastikan karyawan menyelesaikan kontrak, atau melindungi biaya training yang telah dikeluarkan perusahaan.
Namun, aturan terbaru memberikan batasan yang jauh lebih jelas.
Apakah Perusahaan Boleh Menahan Ijazah Karyawan?
Pada dasarnya tidak boleh.
Melalui SE Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi pekerja/buruh sebagai jaminan untuk bekerja.
Artinya, perusahaan tidak seharusnya membuat persyaratan seperti:
“Ijazah asli wajib diserahkan dan disimpan perusahaan selama masa kerja.”
atau:
“Ijazah akan dikembalikan setelah kontrak selesai.”
Jika ijazah ditahan semata-mata sebagai jaminan agar seseorang mau bekerja atau tidak meninggalkan perusahaan, praktik tersebut bertentangan dengan arahan larangan dalam SE Menaker 2025.
Apa Saja Dokumen yang Tidak Boleh Ditahan?
Larangan tersebut tidak hanya berlaku untuk ijazah.
SE Menaker M/5/HK.04.00/V/2025 menyebut dokumen pribadi asli antara lain:
- Ijazah
- Sertifikat kompetensi
- Paspor
- Akta kelahiran
- Buku nikah
- Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB)
Dokumen-dokumen tersebut tidak boleh dijadikan jaminan untuk bekerja.
Jadi, masalahnya bukan sekadar:
“Boleh atau tidak perusahaan menyimpan ijazah?”
Tetapi lebih luas:
“Apakah dokumen pribadi pekerja digunakan sebagai jaminan untuk mengikat pekerja?”
Jika jawabannya iya, praktik tersebut perlu dipertanyakan.
Kenapa Perusahaan Dilarang Menahan Ijazah?
Salah satu pertimbangan pemerintah adalah memberikan perlindungan agar pekerja dapat memperoleh pekerjaan dan penghidupan yang layak.
SE Menaker juga secara tegas menyatakan bahwa pemberi kerja dilarang menghalangi atau menghambat pekerja/buruh untuk mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.
Bayangkan seorang pekerja ingin mencari pekerjaan baru karena:
- Mendapatkan career opportunity yang lebih baik;
- Mendapatkan salary yang lebih tinggi;
- Ingin pindah bidang pekerjaan;
- Memperoleh posisi yang sesuai dengan skill;
- atau ingin mengembangkan karier.
Namun, ijazah asli masih ditahan perusahaan.
Kondisi seperti itu dapat menjadi hambatan bagi pekerja.
Karena itulah pemerintah mengeluarkan kebijakan khusus mengenai penahanan dokumen pribadi pekerja.
Apakah Aturan Ini Berlaku untuk Karyawan PKWT?
Ya.
SE tersebut menggunakan istilah pekerja/buruh dan pemberi kerja, sehingga larangannya tidak hanya berkaitan dengan karyawan tetap.
Dengan demikian, pekerja dengan status:
- PKWT
- PKWTT
- Maupun pekerja dalam hubungan kerja lainnya
tetap perlu memperhatikan ketentuan tersebut.
Jadi, perusahaan tidak dapat beralasan:
“Karena kamu karyawan kontrak, ijazah wajib ditahan sampai PKWT selesai.”
Status PKWT tidak otomatis memberikan perusahaan hak untuk menahan ijazah sebagai jaminan kerja.
Bagaimana Jika Penahanan Ijazah Sudah Dicantumkan dalam Kontrak?
Ini merupakan bagian yang sangat penting.
SE Menaker meminta calon pekerja dan pekerja untuk mencermati dan memahami isi perjanjian kerja, terutama apabila terdapat ketentuan yang mensyaratkan penyerahan ijazah atau dokumen pribadi sebagai jaminan untuk bekerja.
Jadi, jangan beranggapan:
“Sudah tanda tangan kontrak berarti perusahaan pasti boleh melakukan semuanya.”
Isi perjanjian kerja tetap harus dilihat dalam konteks peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku.
Bahkan ketika klausul penahanan ijazah sudah ditulis dalam kontrak, klausul tersebut tidak otomatis membuat praktik penahanan ijazah sebagai jaminan kerja menjadi dibenarkan.
Badan Pembinaan Hukum Nasional juga menyoroti bahwa praktik penahanan ijazah sebagai jaminan dapat berpotensi bertentangan dengan perlindungan pekerja, khususnya jika menghambat pekerja mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.
Apakah Ada Pengecualian?
Ada.
Ini bagian yang sering terlewat ketika membahas larangan penahanan ijazah karyawan.
SE Menaker 2025 memberikan ruang untuk kondisi kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum.
Namun, penyerahan ijazah dan/atau sertifikat kompetensi kepada pemberi kerja hanya dapat dilakukan dengan persyaratan tertentu.
Syarat pertama:
Ijazah atau sertifikat kompetensi tersebut harus diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan yang dibiayai oleh pemberi kerja berdasarkan perjanjian kerja tertulis.
Artinya, pengecualian ini bukan untuk sembarang ijazah pendidikan yang dimiliki karyawan.
Contohnya:
Perusahaan membiayai program pendidikan atau pelatihan tertentu untuk pekerja, dan dari program tersebut pekerja memperoleh ijazah atau sertifikat kompetensi.
Dalam kondisi tertentu yang dibenarkan secara hukum, dokumen tersebut dapat diserahkan kepada pemberi kerja dengan dasar perjanjian tertulis.
Syarat Kedua: Perusahaan Wajib Menjamin Keamanan Dokumen
Jika dokumen memang diserahkan dalam kondisi yang memenuhi pengecualian tersebut, perusahaan mempunyai kewajiban untuk menjamin keamanan ijazah atau sertifikat kompetensi yang disimpan.
Ini penting karena ijazah merupakan dokumen pribadi yang sangat bernilai bagi pekerja.
Perusahaan tidak boleh memperlakukannya seperti dokumen biasa.
Bagaimana Jika Ijazah Hilang atau Rusak?
Aturan terbaru juga memberikan perlindungan dalam kondisi tersebut.
Jika ijazah atau sertifikat kompetensi yang disimpan perusahaan rusak atau hilang, pemberi kerja wajib memberikan ganti rugi kepada pekerja.
Contohnya:
Karyawan menyerahkan sertifikat kompetensi kepada perusahaan karena memenuhi kondisi pengecualian yang dibenarkan.
Kemudian dokumen tersebut hilang ketika berada dalam penyimpanan perusahaan.
Perusahaan tidak cukup hanya mengatakan:
“Maaf, dokumennya hilang.”
Ada kewajiban untuk memberikan ganti rugi sesuai ketentuan yang berlaku.
Contoh Kasus 1: Ijazah Ditahan Sebagai Syarat Masuk Kerja
Bayangkan seorang fresh graduate melamar pekerjaan.
HR mengatakan:
“Kalau diterima, ijazah asli wajib diserahkan dan akan disimpan selama 2 tahun.”
Alasannya:
“Supaya karyawan tidak resign sebelum kontrak selesai.”
Bagaimana?
Kondisi tersebut merupakan penahanan ijazah sebagai jaminan untuk bekerja.
SE Menaker M/5/HK.04.00/V/2025 secara tegas melarang pemberi kerja mensyaratkan dan/atau menahan ijazah sebagai jaminan untuk bekerja.
Jadi, calon pekerja sebaiknya meminta perusahaan menjelaskan dasar kebijakan tersebut dan tidak asal menyerahkan ijazah asli.
Contoh Kasus 2: Ijazah Digunakan untuk Menjamin Kontrak
Seorang karyawan PKWT menandatangani kontrak selama 2 tahun.
Perusahaan mengatakan:
“Ijazah akan kami simpan sampai kontrak selesai.”
Tujuannya agar karyawan tidak mengundurkan diri.
Apakah status PKWT membuat perusahaan boleh menahan ijazah?
Tidak otomatis.
PKWT merupakan bentuk hubungan kerja dengan jangka waktu tertentu, tetapi bukan berarti ijazah boleh digunakan sebagai jaminan.
Justru SE Menaker 2025 melarang penahanan ijazah sebagai jaminan untuk bekerja.
Contoh Kasus 3: Perusahaan Membiayai Pendidikan Karyawan
Perusahaan membiayai pendidikan atau pelatihan karyawan.
Setelah mengikuti pendidikan tersebut, karyawan mendapatkan sertifikat kompetensi.
Ada perjanjian kerja tertulis yang mengatur pembiayaan pendidikan tersebut.
Dalam kondisi tertentu yang dibenarkan secara hukum, penyerahan ijazah atau sertifikat kompetensi dapat dilakukan.
Namun perusahaan harus:
- memiliki dasar perjanjian tertulis;
- memastikan dokumen memang diperoleh melalui pendidikan/pelatihan yang dibiayai perusahaan;
- menjaga keamanan dokumen;
- memberikan ganti rugi jika dokumen rusak atau hilang.
Bagaimana Jika Perusahaan Meminta BPKB sebagai Jaminan?
Bukan hanya ijazah.
SE Menaker juga mencantumkan BPKB sebagai salah satu contoh dokumen pribadi asli yang tidak boleh ditahan sebagai jaminan untuk bekerja.
Jadi jika perusahaan mengatakan:
“Ijazah boleh tidak, tapi BPKB kendaraan wajib ditinggal.”
Hal tersebut juga perlu dipertanyakan.
Tujuan utama kebijakan ini adalah mencegah penggunaan dokumen pribadi pekerja sebagai alat untuk mengikat seseorang dalam hubungan kerja.
Apakah Perusahaan Boleh Meminta Fotokopi Ijazah?
Ini berbeda dengan menahan ijazah asli.
Dalam proses recruitment, perusahaan tentu dapat meminta dokumen untuk kebutuhan administrasi sepanjang permintaan tersebut relevan, wajar, dan dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.
- Misalnya:
- Fotokopi ijazah;
- Scan ijazah;
- CV;
- Sertifikat kompetensi;
- Dokumen administrasi lain yang memang diperlukan.
Yang menjadi masalah utama adalah penahanan dokumen asli sebagai jaminan untuk bekerja.
Karena itu, calon pekerja sebaiknya membedakan:
“Meminta salinan dokumen”
dengan
“Menahan dokumen asli.”
Keduanya bukan hal yang sama.
Bagaimana Jika HR Meminta Ijazah Asli untuk Verifikasi?
Dalam kondisi tertentu perusahaan mungkin membutuhkan dokumen asli untuk verification atau pencocokan data.
Hal tersebut berbeda dengan meminta dokumen untuk disimpan selama masa kerja.
Jika ijazah hanya diperlukan untuk verifikasi, calon pekerja dapat menanyakan:
- Untuk apa dokumen asli diperlukan?
- Berapa lama akan disimpan?
- Siapa yang memegangnya?
- Kapan dikembalikan?
- Apakah cukup dengan menunjukkan dokumen tanpa menyerahkannya?
Langkah tersebut penting untuk menjaga keamanan dokumen pribadi.
Apa Risiko Menyerahkan Ijazah Asli?
Ijazah bukan sekadar kertas.
Dokumen tersebut dibutuhkan untuk berbagai keperluan, misalnya:
- Melamar pekerjaan baru;
- Melanjutkan pendidikan;
- Mengikuti recruitment tertentu;
- Verifikasi pendidikan;
- Pendaftaran profesi;
- Kebutuhan administrasi;
- dan berbagai proses career development lainnya.
Jika perusahaan menyimpan ijazah selama bertahun-tahun, pekerja dapat mengalami kesulitan ketika membutuhkan dokumen tersebut.
Terlebih lagi jika terjadi:
- Perusahaan tutup;
- HR berganti;
- Dokumen hilang;
- Dokumen rusak;
- Perselisihan kerja;
- atau perusahaan menolak mengembalikannya.
Karena itu, menyerahkan dokumen asli perlu diperlakukan dengan sangat hati-hati.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Ijazah Sudah Terlanjur Ditahan?
Jika ijazah kamu sudah berada di perusahaan, jangan panik.
Lakukan langkah secara bertahap.
1. Minta penjelasan secara tertulis
Tanyakan:
“Mohon informasi terkait dasar penyimpanan ijazah saya, jangka waktu penyimpanan, serta prosedur pengembaliannya.”
Simpan jawaban perusahaan.
2. Periksa Perjanjian Kerja
Cari bagian yang membahas:
- Jaminan kerja;
- Dokumen pribadi;
- Pengunduran diri;
- Penalty;
- Training bond;
- Pengembalian dokumen.
3. Minta pengembalian dokumen
Jika penahanan tersebut tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sampaikan permintaan pengembalian secara resmi.
4. Simpan bukti
Simpan:
- Kontrak kerja;
- Tanda terima ijazah;
- Email;
- WhatsApp;
- Surat permintaan pengembalian;
- dan bukti komunikasi dengan HR.
5. Gunakan jalur penyelesaian yang tersedia
Jika perusahaan tetap menolak mengembalikan dokumen, pekerja dapat meminta bantuan atau melakukan konsultasi kepada Dinas Ketenagakerjaan setempat.
SE Menaker sendiri ditujukan kepada gubernur untuk diteruskan kepada pemerintah daerah dalam rangka pembinaan, pengawasan, dan penyelesaian permasalahan terkait penahanan ijazah/dokumen pribadi.
Contoh Kalimat Meminta Ijazah kepada HR
Jika kamu ingin meminta kembali ijazah dengan cara yang tetap profesional, bisa menggunakan kalimat berikut:
“Halo Kak, saya ingin mengajukan pengembalian ijazah asli yang saat ini tersimpan di perusahaan. Mohon diinformasikan prosedur dan waktu pengambilannya. Terima kasih.”
Jika ingin lebih tegas:
“Saya ingin mengajukan permintaan pengembalian ijazah asli saya. Mohon dibantu informasi mengenai prosedur pengembaliannya sesuai ketentuan yang berlaku.”
Sebaiknya komunikasi dilakukan melalui media yang dapat didokumentasikan.
Apakah Perusahaan Bisa Didenda Jika Menahan Ijazah?
Ini bagian yang perlu ditulis secara hati-hati.
SE Menaker M/5/HK.04.00/V/2025 merupakan Surat Edaran, bukan undang-undang atau peraturan pemerintah yang secara khusus menciptakan ketentuan pidana atau besaran denda baru untuk penahanan ijazah.
Karena itu, jangan menulis secara sembarangan bahwa:
“Perusahaan pasti kena denda RpX jika menahan ijazah.”
Tidak ada dasar dalam SE tersebut yang menetapkan angka denda khusus seperti itu.
Yang jelas, SE tersebut memberikan larangan dan pedoman bagi pemberi kerja serta pemerintah daerah dalam pembinaan, pengawasan, dan penyelesaian masalah penahanan ijazah/dokumen pribadi.
Untuk konsekuensi hukum suatu kasus tertentu, perlu dilihat fakta, perjanjian, tindakan perusahaan, kerugian yang timbul, serta ketentuan hukum lain yang relevan.
Apakah Klausul “Ijazah Ditahan” Otomatis Sah karena Sudah Ditandatangani?
Tidak bisa disimpulkan sesederhana itu.
Memang hukum perjanjian mengenal prinsip bahwa perjanjian yang dibuat secara sah mengikat para pihak. Namun, kebebasan membuat perjanjian tetap mempunyai batas.
Setelah terbitnya SE Menaker 2025, klausul yang menjadikan ijazah sebagai jaminan untuk bekerja harus dilihat secara lebih hati-hati karena terdapat larangan administratif dari Kementerian Ketenagakerjaan.
Artinya:
“Sudah tanda tangan kontrak” bukan berarti semua isi kontrak otomatis boleh bertentangan dengan ketentuan yang berlaku.
Checklist Sebelum Menandatangani Kontrak Kerja
Sebelum menerima pekerjaan, terutama jika perusahaan meminta dokumen asli, periksa beberapa hal berikut:
✅ 1. Apakah perusahaan meminta ijazah asli?
Jika iya, tanyakan alasannya.
✅ 2. Apakah ijazah akan ditahan?
Tanyakan berapa lama dan berdasarkan apa.
✅ 3. Apakah ada klausul jaminan kerja?
Baca dengan teliti.
✅ 4. Apakah perusahaan membiayai pendidikan/pelatihan?
Jika iya, periksa perjanjian tertulisnya.
✅ 5. Bagaimana keamanan dokumen?
Pastikan ada kejelasan siapa yang menyimpan.
✅ 6. Bagaimana prosedur pengembalian?
Jangan sampai hanya ada aturan penyerahan tanpa mekanisme pengembalian.
✅ 7. Simpan salinan kontrak
Jangan hanya mengandalkan dokumen yang dipegang perusahaan.
Penahanan Ijazah vs Penyerahan Dokumen untuk Training
| Kondisi | Bagaimana? |
|---|---|
| Ijazah asli ditahan sebagai jaminan kerja | ❌ Dilarang |
| Ijazah ditahan agar karyawan tidak resign | ❌ Dilarang |
| Ijazah dijadikan jaminan kontrak PKWT | ❌ Tidak dibenarkan sebagai jaminan kerja |
| Fotokopi/scan untuk administrasi | ✅ Berbeda dengan penahanan asli |
| Verifikasi ijazah | ✅ Dapat berbeda dari penahanan sebagai jaminan |
| Dokumen dari pendidikan/pelatihan yang dibiayai perusahaan | ⚠️ Dapat dimungkinkan dalam kondisi mendesak yang dibenarkan secara hukum dan memenuhi syarat SE |
| Dokumen hasil training disimpan perusahaan | ⚠️ Harus ada dasar tertulis dan perusahaan wajib menjaga keamanan |
| Dokumen rusak/hilang saat disimpan perusahaan | ⚠️ Perusahaan wajib memberikan ganti rugi dalam kondisi pengecualian tersebut |
FAQ Penahanan Ijazah Karyawan
Apakah perusahaan boleh menahan ijazah asli?
Pada dasarnya tidak boleh sebagai jaminan untuk bekerja. SE Menaker M/5/HK.04.00/V/2025 melarang pemberi kerja mensyaratkan dan/atau menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan kerja.
Apakah aturan ini berlaku untuk karyawan PKWT?
Ya. Larangan ditujukan kepada pemberi kerja terkait pekerja/buruh secara umum, sehingga status PKWT tidak menjadi alasan otomatis untuk menahan ijazah sebagai jaminan.
Bagaimana jika ijazah sudah tercantum dalam kontrak?
Karyawan perlu mencermati klausul tersebut. SE Menaker justru meminta calon pekerja dan pekerja memahami isi perjanjian kerja jika terdapat ketentuan penyerahan ijazah sebagai jaminan kerja.
Apakah ada pengecualian?
Ada kondisi khusus terkait kepentingan mendesak yang dibenarkan secara hukum, terutama untuk ijazah/sertifikat kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan atau pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian kerja tertulis. Perusahaan wajib menjaga dokumen dan memberikan ganti rugi apabila dokumen rusak atau hilang.
Apakah BPKB juga tidak boleh ditahan?
SE Menaker mencantumkan BPKB sebagai salah satu contoh dokumen pribadi asli yang tidak boleh ditahan sebagai jaminan untuk bekerja.
Apa yang harus dilakukan jika perusahaan menolak mengembalikan ijazah?
Mulai dengan meminta pengembalian secara tertulis dan simpan seluruh bukti. Jika tidak selesai, pekerja dapat meminta bantuan atau berkonsultasi dengan Dinas Ketenagakerjaan setempat.
Kesimpulan
Jadi, apakah perusahaan boleh menahan ijazah karyawan?
Pada dasarnya, tidak boleh jika ijazah dijadikan jaminan untuk bekerja.
Sejak terbitnya SE Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan kerja. Pemberi kerja juga dilarang menghambat pekerja untuk mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak.
Namun, terdapat kondisi khusus yang dibenarkan secara hukum, yaitu ketika ijazah atau sertifikat kompetensi diperoleh melalui pendidikan/pelatihan yang dibiayai pemberi kerja berdasarkan perjanjian kerja tertulis. Dalam kondisi tersebut, perusahaan wajib menjaga keamanan dokumen dan memberikan ganti rugi jika dokumen rusak atau hilang.
Karena itu, sebelum menyerahkan ijazah asli, jangan hanya bertanya:
“Ini wajib atau tidak?”
Tanyakan juga:
“Apa dasar hukumnya, untuk apa dokumen disimpan, berapa lama, dan bagaimana mekanisme pengembaliannya?”
Itu adalah langkah sederhana untuk melindungi dokumen pribadi sekaligus hak kamu sebagai pekerja.
📌 Dasar Aturan yang Digunakan (sumber):
- Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan RI Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja — ditetapkan 20 Mei 2025 dan tercatat berstatus berlaku di JDIH Kemnaker.
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta perubahan yang berlaku, sebagai kerangka umum hubungan kerja.
- Ketentuan hukum perjanjian dalam KUHPerdata, khususnya terkait syarat sah dan kekuatan mengikat perjanjian, dengan tetap memperhatikan batasan yang berasal dari peraturan perundang-undangan dan kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku.
Catatan: Artikel ini merupakan konten edukasi mengenai aturan ketenagakerjaan dan bukan pengganti konsultasi hukum. Untuk kasus penahanan ijazah tertentu, fakta dan isi perjanjian perlu diperiksa secara individual.
